Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

entneo UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Christoph Hahn
Donaustraße 44
12043 Berlin
Deutschland
E-Mail: contact@officecaptains.com

2. Datenschutzkontakt

Für Datenschutzfragen, Auskunftsersuchen und Widerrufe erreichen Sie uns unter contact@officecaptains.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nach unserer Einschätzung nicht vorliegen.

3. Zweck und Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für Betrieb und Sicherheit der Website, Entgegennahme, Prüfung, Qualifizierung und Vermittlung von Anfragen, Kommunikation mit Anfragenden und Partnerunternehmen sowie gesetzliche Pflichten.

Office Captains ist ausschließlich Vermittlungs-, Prüf- und Matchingplattform und erbringt angefragte Reinigungs- oder Büroservices nicht selbst. Wir beachten Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

4. Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite oder Datei, Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Sprache und Provider verarbeitet werden. Zweck sind sichere Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie Sicherheit und Fehleranalyse es erfordern.

5. Hosting durch Vercel

Hostinganbieter ist Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel verarbeitet technische Verbindungs-, System- und Protokolldaten zur Bereitstellung und Absicherung der Website. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und der für den eingesetzten Pro-Tarif geltende Auftragsverarbeitungsvertrag von Vercel nach Art. 28 DSGVO einschließlich Standardvertragsklauseln für erforderliche Drittlandübermittlungen.

6. Anfrageformulare

Wir verarbeiten je nach Formular Leistung, Einsatzort, Objektart, Fläche, Häufigkeit, Beginn, Nachricht, Name, Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zusätzlich können Formularquelle, Eingangszeitpunkt, technische Referenz sowie Wortlaut, Version und Zeitpunkt der Einwilligung dokumentiert werden.

Dies dient Rückfragen, Plausibilitätsprüfung, Bedarfseinordnung, Partnersuche und Organisation der Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für die einwilligungsabhängige Weitergabe Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

7. Vermittler- und Prüferrolle

Office Captains fungiert als Anlaufstelle, Prüfer, Vorauswähler und Vermittler zwischen Anfragenden und rechtlich selbstständigen Dienstleistungsunternehmen. Wir können Angaben strukturieren, Nachweise sichten, Rückfragen koordinieren und eine begrenzte Auswahl passend erscheinender Anbieter treffen.

Die Prüfung ist keine behördliche Kontrolle, Zertifizierung oder dauerhafte Überwachung. Sie garantiert weder Fachkunde, Bonität, Versicherungsschutz, Erlaubnisse, Verfügbarkeit noch die Qualität einer späteren Leistung.

8. Weitergabe an Partner

Mit Ihrer Einwilligung können wir erforderliche Angaben an bis zu vier nach Region, Leistung, Objektart, Kapazität, Verfügbarkeit und Eignung ausgewählte, rechtlich und wirtschaftlich selbstständige Partnerunternehmen weitergeben.

Übermittelt werden nur Daten für Kontaktaufnahme, Rückfragen und Angebot. Partner verarbeiten sie grundsätzlich in eigener Verantwortung und nur zur konkreten Anfrage. Die Weitergabe ist keine Beauftragung und garantiert weder Angebot noch Rückmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

9. E-Mail und Telefon

Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir Kontaktdaten und Inhalte zur Bearbeitung. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO, bei erforderlicher Einwilligung Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Telefonische Kontakte erfolgen zur konkreten Anfrage; sachfremde Werbung ist nicht umfasst.

10. Brevo

Für Anfragebenachrichtigungen nutzen wir Brevo SAS, Frankreich. Verarbeitet werden Kontakt- und Auftragsdaten, Empfängeradressen, Versandzeit und Zustellinformationen. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und die in den Brevo-Nutzungsbedingungen enthaltene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

11. Geschäftliche E-Mail

Für geschäftliche Kommunikation nutzen wir Google Workspace. Dabei werden Kontaktdaten, Nachrichten und Metadaten verarbeitet; eine Verarbeitung außerhalb des EWR kann nicht ausgeschlossen werden. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO sowie das Cloud Data Processing Addendum von Google nach Art. 28 DSGVO.

12. Slack

Für interne Lead-Hinweise nutzen wir Slack Technologies Limited, Dublin. Übermittelt werden nur Leistung, Formularquelle und technische Referenz, nicht Name, E-Mail, Telefon, Ort oder Freitext. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und das Data Processing Addendum von Slack.

13. Auftragsverarbeitung (AVV) und Anbieterübersicht

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, gelten Verträge oder Datenverarbeitungsbedingungen nach Art. 28 DSGVO. Die eingesetzten Auftragsverarbeiter erhalten nur die für ihren jeweiligen Zweck erforderlichen Daten und dürfen sie nicht für eigene, sachfremde Zwecke verwenden.

• Vercel Inc.: Hosting, Auslieferung, System- und Sicherheitsprotokolle; technische Verbindungsdaten und Website-Anfragedaten; AVV/DPA für den eingesetzten Pro-Tarif.
• Brevo SAS: Transaktions-E-Mail für eingehende Anfragen; Anfrage-, Kontakt-, Versand- und Zustelldaten; DPA als Bestandteil der Anbieterbedingungen.
• Google Workspace: geschäftliche E-Mail-Kommunikation und Postfachbetrieb; Kontakt-, Nachrichten- und Metadaten; Cloud Data Processing Addendum.
• Slack Technologies Limited: interne, datenminimierte Lead-Hinweise; Leistung, Formularquelle und technische Referenz; Data Processing Addendum.

Ausgewählte Reinigungs- und Servicedienstleister, an die eine konkrete Anfrage mit Einwilligung vermittelt wird, sind grundsätzlich keine Auftragsverarbeiter von Office Captains. Sie entscheiden als eigenständig Verantwortliche über Angebot, Kontaktaufnahme und mögliche Leistungserbringung. Der lokal ausgelieferte Consent Manager erhält keine Daten und ist daher kein externer Auftragsverarbeiter.

14. Consent Manager

Ihre Datenschutzauswahl wird durch einen lokal eingebundenen Consent Manager im lokalen Browserspeicher unter Einträgen mit dem Präfix „stcm.officecaptains.“ gespeichert. Dies ist erforderlich, um Ihre Auswahl zu beachten. Die Dateien werden lokal ausgeliefert; allein dadurch erfolgt keine Übermittlung an den ursprünglichen Entwickler.

15. Cookies, Analyse und Marketing

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein, erstellen keine Reichweiten- oder Werbeprofile und laden keine externen Google-Schriftarten. Statistik und Marketing sind mit keinen externen Diensten verbunden. Neue einwilligungspflichtige Technik wird erst nach vorheriger Zustimmung aktiviert und hier ergänzt.

16. Formularsicherheit

Es wird kein externes CAPTCHA eingesetzt. Missbrauchsschutz erfolgt serverseitig durch Anfragenbegrenzung, Größen- und Formatlimits, Herkunftsprüfung, verborgenes Kontrollfeld und Plausibilitätsprüfungen. Technische Anfragedaten können hierzu vorübergehend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeitet werden.

17. Empfänger

Empfänger können ausgewählte Partner sowie Hosting-, E-Mail- und Kommunikationsdienstleister sein. Behörden und Berater erhalten Daten nur bei gesetzlicher Pflicht oder für Rechtsberatung und Rechtsverteidigung. Auftragsverarbeiter sind nach Art. 28 DSGVO gebunden und erhalten nur erforderliche Daten.

18. Drittlandübermittlungen

Übermittlungen außerhalb des EWR werden auf Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, andere geeignete Garantien oder gesetzliche Ausnahmen gestützt. Trotz dieser Maßnahmen kann ein abweichendes Datenschutzniveau bestehen.

19. Speicherdauer

Anfragen ohne weitere Beziehung werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss gelöscht oder anonymisiert. Nachweise ordnungsgemäßer Vermittlung, Einwilligungen und Daten zur Rechtsverteidigung können bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren ab Jahresende gespeichert werden.

Soweit ein Kontakt als Telefonwerbung einzuordnen ist, kann der Einwilligungsnachweis entsprechend gesetzlicher Nachweispflichten länger aufbewahrt werden. Handelsbriefe werden grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre sowie Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt. Nicht die gesamte Anfrage wird automatisch so lange gespeichert.

Abgeschlossene Anfragen werden nicht automatisch für neue Vermittlungen wiederverwendet.

20. Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Ohne Pflichtangaben ist eine Bearbeitung nicht möglich. Freiwillige Angaben sind nicht Voraussetzung. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.

21. Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Schreiben Sie an contact@officecaptains.com.

22. Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

23. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig; alternativ die Behörde Ihres Aufenthaltsorts.

24. Sicherheit und Aktualisierung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Diese Erklärung wird bei Änderungen unserer Verfahren, Dienste oder der Rechtslage aktualisiert.